Optimisation organisationnelle

Client : Franchise Kangourou Kids

Mission : Optimisation organisationnelle et administrative

Durée : 3 mois

Intervenants : 2 consultants seniors

La société Kangourou Kids X, est une franchise du réseau Kangourou Kids, dont le cœur de métier est la garde d'enfants à domicile. Kangourou Kids X, a conquis progressivement des secteurs dans la ville de Saint -Ouen en apportant une offre de services de garde d'enfants à domicile personnalisée et diversifiée. 

Elle a été créée en 2015 par Madame Kate Durand, Gérante. Sa valeur ajoutée réside dans la proximité des services qu'elle propose. Le cœur de métier de la société Kangourou Kids Saint -Ouen est la garde d'enfants à domicile et offre des prestations qui répondent aux besoins : 

● Peri-crèche
● Peri-scolaire et aide aux devoirs
● Accompagnements à des activités extra-scolaires
● Baby-sitting
● Garde journée et nuit à domicile
● Garde simple et partagée Elle propose également un service de retrait des colis pour se faire connaître des habitants de la ville de Saint -Ouen.

Dans la volonté d'améliorer l'organisation des activités de l'entreprise, la société Kangourou Kids Saint -Ouen a fait appel au Cabinet Yeresha Conseil pour optimiser son organisation et sa gestion administrative afin de se  développer en construisant une organisation cohérente.

•   Objectif général

Repenser et organiser la gestion administrative de l’Agence Kangourou Kids Saint-Ouen pour permettre à l’équipe dirigeante de gagner en efficacité dans le travail.

•  Objectifs spécifiques

-       Réduire les écarts entre l'organisation souhaitée et les pratiques des collaborateurs

-       Repenser les façons de faire

-       Définir les règles de fonctionnement interne 

-       Partager les responsabilités et les travaux à accomplir

-       Formaliser les procédures ou les modes opératoires

• Résultats attendus

-Implication de l'équipe dans la vision de l’entreprise 

-Impulser la culture de la satisfaction client avec une augmentation des commandes.

-Mise en place d'une organisation souple, efficace et cohérente 

Une méthodologie adaptée à la réalité de l’entreprise en conciliant les contraintes liées à l’activité et à la disponibilité du personnel.

• État des lieux

- Interviewer les parties prenantes pour identifier les éventuels freins et leviers

- Collecter et analyser la documentation (modes opératoires, procédures, référentiel processus etc....)

- Comprendre les besoins de l'entreprise

• Analyse des processus

- Identifier les processus et analyser le mode de pilotage

- Analyser les méthodes de travail et modes de fonctionnement

- Cartographier les processus

- Cerner le périmètre de la performance opérationnelle

- Qualifier et quantifier la performance

- Recenser, mesurer les indicateurs de performance et analyser leur efficience et efficacité

• Observation des situations de travail  

Ayant organisé des points d’étapes , nous avons pu affiner l’expression de besoins et redéfinir
le périmètre de la prestation et de la mise en œuvre des actions. 

• Optimisation des processus

- Déterminer les outils et méthodes de mise en œuvre pour améliorer de façon durable la performance

- Réviser et assurer la performance des processus par la simplification

- Mutualiser les ressources et les fonctions redondantes

- Asseoir les bonnes pratiques individuelles et collectives

- Uniformiser les méthodes de travail

- Structurer le référentiel de postes et de fonctions

- Recentrer les missions et responsabilités

- Déployer l'amélioration continue et de nouveaux moyens de pilotage auprès des directeurs et du middle management

- Mise en place d'indicateurs clés et d'outils d'aide à la décision

• Gestion des risques et de la documentation

- Définition et mise en œuvre des plans d'actions correctifs

- Communication des risques

- Rédaction de modes opératoires

• Contrôle et suivi

• Diagnostic organisationnel de l'entreprise.

• Co-construction d'une vision commune avec l'ensemble des équipes et la direction. Au cours de cette première étape nous avons travaillé sur les deux axes qui composent la vision : L’idéologie fondamentale et la projection dans l’avenir. Nous avons insisté lors de cette étape sur de la nécessité de formuler et formaliser la vision de la société car elle sert de guide pour savoir ce qu’il faut préserver et vers quel avenir cette structure doit tendre.

•  Réorganisation du travail et des responsabilités

• Optimisation de la gestion administrative.

•   Refonte des procédures et modes opératoires

•   Remise à plat des méthodes de travail et des fonctionnements

•   Identification des pratiques et modes de fonctionnement les plus adaptés 

•   Mise en place de la nouvelle organisation 

•   Appropriation du nouveau mode de fonctionnement, des nouvelles pratiques et méthodes de travail

•  Accompagnement au changement et formation des salariés

•  Augmentation de 10 % de la productivité

• Réduction à 80 % des travaux faits en double

• Amélioration de la répartition du travail

• Communication interne fluidifiée

• Rattrapage du retard de 6 mois d’archivage 

• Création d’une bibliothèque documentaire (lettres, contrats, livret, procédures, modes opératoires etc..)

• Réorganisation de l’affichage obligatoire et du classement des dossiers

• Réaménagement de l’espace de travail et d’accueil